外事礼仪
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[b]一、国际交往中的称呼礼仪[/b]
在国际交往之中，恰当的称呼十分重要。准确地把握各种特定称呼，是在国际交往之中成功的一个重要条件。
国际上的惯例是，称男子为先生，女子为夫人、女士、小 姐。已婚女人称夫人，未婚女子统称为小 姐。在不了解女性是否己婚的情况下，可以称小 姐、女士。目前，女士已经成了一种公认的对女性的尊称。先生、女士前面可以冠上对方姓名、职务及头衔。如“安娜小 姐”、“市长先生”、“法官先生”、“护士（或医生）小 姐”等。
[b]二、翻译人员的礼仪要求[/b]
在外事交际中，翻译人员应遵守哪些礼仪？
1.工作前，做好充分的准备。翻译人员在工作前应做好充足的准备，明确翻译任务要求，了解相关背景知识，如服务对象的语言、文化背景、兴趣特点等，穿着恰当的服饰，提前到达现场，熟悉工作环境与调配有关设备。
2.工作态度认真诚恳。翻译人员只有态度认真，才能确保翻译的准确性。在翻译过程中，翻译人员不擅自增减内容，或在其中掺杂个人意见，对相关人员的谈话、发言要点做好笔记。在遇到未听清之处或有疑问时，请对方重复，并致以歉意，切勿凭主观臆断翻译。
3.坚持主次有序。必须尊重在场的负责人员，并严格服从其领导。在正式会谈、谈判中，除主谈人及其指定发言者之外，对其他人员的插话、发言，只有征得主谈人同意后，才可以进行翻译。
4.待人礼让有度。在同外方人士接触时，把握礼仪分寸，如对方提出日程安排以外的要求，要及时报告上级，切忌擅自允诺或拒绝。若对方单独向译员发表了错误见解，在对方不了解具体情况和无恶意的前提下，实事求是地对其作出说明或及时报告上级。
[b]三、与外宾见面的礼节[/b]
与外宾见面时，视对象、场合的不同，礼节也有所差异。
对日本等许多东方国家，鞠躬是常见的传统礼节，行礼时立正站直，双手垂在眼前面，俯身低头，同时问候，弯身越低，越示敬意。对日本人、朝鲜人的鞠躬礼，每次必须同样还礼。
对日本客人，眼睛的直接接触和身体的直接接触都不提倡，因为这代表傲慢，不要看他的眼睛，取而代之的是看他的领带打结处，以表尊敬。在日本鞠躬要哈腰，头要低到身体一半处，双手放在一起。您见到的人的年纪越大、职位越高，您鞠躬应该越深。您的声音和态度应该平静，不要嘈杂。
欧洲各国则更喜欢拥抱的礼节，有时还伴以贴面和亲吻。但要注意，不可吻出声响。在商务活动中一般不行此礼，且中方人员不主动拥抱、亲吻外宾。男士还有特别的脱帽礼和对女士的吻手礼。
对德国客人，握手很正式并伴有几乎感觉不到的鞠躬，除非对主人很了解，其他的接触，例如拥抱和接吻面颊是不提倡的。
对英国客人，人们穿得很正式，最好不要有身体接触。可以拥抱，但不能有其他身体接触。 对意大利客人，握手很重要，在业务活动中表示很正式的尊重。
对拉美客人，握手和拥抱很频繁，说话时他们比美国人站得更近。向后站是不礼貌的。
阿拉伯和伊斯兰国家在社交场合中握手后又在双方脸颊上互吻，要同样回敬。
对佛教国家的外宾要行合十礼；对军人要等其行举手注目礼后再行握手礼。
[b]四、外事馈赠礼品[/b]
在外事交往中，人们经常互相赠送礼品表示心意，增进友谊。应针对不同的对象选择不同的礼品。为表达心意而选择送礼品的适当时机，是一门敏感性和寓意性都很强的艺术。
确定赠送礼物的价值
赠送对方礼品的价值多少应根据具体情况而定。一般情况下，欧美等国家人们重视的是礼物的意义价值而非货币价值，他们仅把礼物看做是传递友谊和感情的手段。有时赠送很昂贵的礼品，对方会怀疑你是否要贿赂他另有所图，因而心存戒备。所以可选择那些价值不太高，而具中国特色的礼品。例如：景泰蓝礼品、玉佩、绣品、瓷器、字画等。但亚洲、非洲、拉美和中东国家的人们则比较重视礼物的价值。
礼品的选择
在确定礼品的价值范围后，具体礼品的选择，则要根据对方的习俗和文化修养来判断。来自不同地区的人们，由于文化背景不同，爱好和要求亦有所不同。例如：法国人爱花，但不喜欢别人送菊花，因为在法国菊花与丧事有关；日本人不喜欢有狐狸图案的礼品，因为日本人视狐狸为贪婪的象征；对于来自伊斯兰教国家的人们，酒类不可作为礼品。所以在送礼品时要注意这些差异。与此同时，不论送什么礼品，都要加以美观大方的包装，否则就会令对方很不愉快。
赠送礼品的时机
赠送礼品的时机因具体情况而定，但对于初次交往，各国人都不习惯送礼。一般我国在离别前赠送纪念品，英国人多在晚餐或看完戏之后赠送礼品，而法国人则喜欢重逢时馈赠礼品；若想给对方制造惊喜，亦可在开车前赠送或飞机起飞后，由空中小 姐代送等。总之，赠礼时机应因人因地而宜。
接受礼品时的礼节
接受对方的礼物后，要表示感谢，但要注意方式应有所不同。接受美国人的礼物，可当场打开，并表示你的欣赏与感谢；但对来自日本人的礼物，要等客人走后再打开，并写信或电话致谢。总之，不论采取何种方式，在接受对方礼物后，都要向对方表示感谢。此外，当收到不宜接受的礼物时，应及时采取委婉的方式退还给对方。
[b]五、会见与会谈中的几项具体安排[/b]
１提出会见要求的一方，应将要求会见人的姓名、职务及会见何人、会见的目的告知对方，接见一方应尽早给予答复，约妥时间。如因故不能接见，应婉言解释。
２接见一方的安排者，应主动将会见、会谈的时间、地点、主方出席人及有关事项通知对方。
３应准确掌握会见、会谈时间、地点和双方参加人员的名单，及早通知有关人员和有关单位，作好必要的安排。
４会见、会谈场所应安排足够的座位。人员较多时，应安装好扩音器，放好中外文座位卡。
５如有合影，应事先布置好场地，设计好合影图，备好照相设备。合影时主人和主宾居中，按礼宾次序，主客双方间隔排列，第一排既要考虑人员身份，也要考虑镜头的摄入范围。一般来讲，两边均应由主方人员把边。
６客人到达时，主人应在门口迎候。若主人不能在门口迎候，应由指定的工作人员在大楼门口将客人引入会客厅。
７领导人之间的会见、会谈，除陪见人和必要的译员、记录员外，其他工作人员在安排就绪后均应退出。谈话过程中，旁人不要随意进出。
８要备好招待用饮料。我国一般只备茶水，夏季加冷饮。会谈时间长，可适当上咖啡或红茶。
[b]六、如何接待外宾[/b]
关于邀请的方式。外宾来访，通常要由东道国先发出邀请，这既是礼节，也是一项必要的手续。邀请一般应以局面方式进行，被邀者在接到邀请函后，应及时给予答复，并据此办理有关的手续。邀请函除表示欢迎之意外，也表明被邀请者的身份、访问的性质以及访问的日期和时间等内容。有时，为了表示客气，也可请被邀者在他认为“方便的时候”来访，或将时间留待以后“另行商定”。
有些国家对邀请外国领导人来访，做出了某些规定。例如，我国规定，应邀来访的国家元首、政 府首脑访华天数一般以5天为限，最长不超过7天。其抵京日期，应避开中方的节假日和星期天。如因航班等原因实难避开，则抵京当日中方不安排正式活动。关于接待外宾的费用，国际上比较通行的做法是，来访者的国际旅费由来访者自己负担，在抵达东道国国境后的住宿交通等，由东道主招待。告别宴会或答谢宴会的费用，由来访者自理。但费用问题也可由双方通过协商决定。例如，对某些外宾安排自费来访，东道主除付设宴招待的费用外，全部住宿交通费均由来访者自行负担。还有的国家因财力所限，对来访代表团有人数限制，或在邀请时，即言明邀请的人数，超出部分的人员，费用自理。据俄罗斯《消息报》1995年月日1月3日报道，外国总统访俄，俄方只负担12~15人的费用，俄总统出访，对方也是这么办。随领导人来访的企业家、记者等的费用一般自理；专机机组人员的费用，除双方民航有互惠协定外，一般亦应自理。
为了搞好接待，在外宾抵达以前，就应做好充分的准备工作。首先，要搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。例如，来访外宾的总人数，是否包括主宾和其他人员的配偶，来访人员的职务、性别、礼宾次序等情况，这些均可请对方事先提供。重要国宾来访，其随访人员中，有正式随行人员（或代表团团员）和工作人员之分，而正式随行人员中有的还是政 府的高级官员。此外，有的国家领导人来访，随行的还有企业家、记者以及专机的机组人员等。这些都应在事先了解清楚，以便由有关单位做好相应的接待准备。
对于外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等也可事先向对方探询，必要时，还可向对方索要来访者的血型资料。拟订来宾访问日程前，还要向对方了解清楚抵离的日期和时间、交通工具和施行路线、对参观访问的具体愿望等。飞机起降的具体时间，可经由民航部门密切掌握。
访问日程一般应由东道国道国首先提出。日程草案拟订后，可先将主要内容告知对方，以便听取对方意见，并使对方有所准备。日程安排的好坏，对访问的成功与顺利进行具有重要的意义。特别是国家领导人的访问，既要使日程安排符合礼议规格的一般要求，又要避免使人感到所有这类访问都千篇一律。在拟订日程草案时，除了遵循通常的礼仪程序以外，还要考虑以下一些因素：1.访问的目的和性质；2.访问者的愿望；3.访问者同东道国的哪些人和事有特殊的关系；4.访问者过去是否曾经来访过，哪些项目过去已经看过，如何使本次访问更具特色；5.来访者的年龄及身体状况能适应的活动限度；6.代表团其他成员的特殊要求与安排，特别是主宾的夫人，有时可以另行排一些有意义的活动。除了以上因素以外，主方领导人的时间安排是一个十分重要的因素，事先应当同有关 的办 公室联系好。
日程安排的松紧应适当。活动安排太少，让客人有时在宾馆里无所事事，会感到受冷遇；活动安排太多，又会令客人筋疲力尽。要保持日程安排适当平衡确非易事。为了让客人在有限的时间内，多看一些东西，多接触一些人，常常容易把日程排得太满，没有轻松休息的时间。美国前总统艾森豪威尔谈起英国女王紧张的访美日程时说：“她们一定希望有时间休息安静一下。……如果任何助手敢把我的日程安排得像她们的那样（紧张），我就要把他解雇。”
有些大型代表团来访，为了达到更好的效果，可以安排他们分组活动。有的次要活动，可以安排代表团其他成员参加，以减轻主宾的劳累。接待规格的高低，体现了对来访客人的重视程度和欢迎的热烈程度，来访者
对于接待规格的高低也往往比较敏感。因此，对于来访客人的接待规格要妥善掌握。
接待规格的高低常常从各方面表现出来。例如，宴会规模的大小，出席宴会的主方人员的身份；某些礼仪活动的隆重程度等，甚至有时住房和交通工具的安排，也会被人视为接待规格高低的反映。因此，对于同一级别的国宾，应保持大体上差不多的接待规格，以免给人以厚此薄彼的感觉。而对于某些在政治上或两国关系上有特殊需要的国宾给以“破格”的接待，则可能会收到明显的效果。
接待规格虽然可以从多方面反映出来，但领导人的接见尤其重要。由谁接见，谈得怎么样，都是人们所关注的热点。有时候，东道国的主要领导人不在首都，来宾亦愿特意去外地会见。所以，在拟订接待计划和安排活动日程时，对领导人的接见，要给予特别的重视。
各国对来访外宾，尤其是国宾的安全，都特别重视。有些国家在重要国宾来访时，采取特别的安全警戒措施。这是因为东道国政 府有责任保证客人在其境内逗留期间的人身安全。按照国际上通常的做法，国宾来访，自入境之时起，其安全保卫的责任，就落在东道国肩上。东道国政 府应同来访国政 府配合，精心制定保护他们的计划，包括警察护送、现场控制、近身保卫、食物品尝、交通安全以及其他一切必要的技术和预防性措施。礼宾部门在考虑日程和活动现场的安排时，也应将安全因素考虑在内。
外宾来访期间的生活接待十分重要。住房、坐车、生活起居，要尽量使其舒适、方便、安全，饮食应当可口。住地应当选择在环境优美安静的地段，以便使来宾在繁忙紧张的活动之后得到适当的歇息。国事访问一般以住国宾馆、高级饭店为多，这些地方设备好，服务周到有经验。也有的国家为了讲究礼仪规格而安排来宾住在王宫、别墅等地方。元首住地应升来访国的国旗或元首旗。住房的分配，身边工作人员，如秘书、译员、近身警卫和服务人员等应住在靠近主宾的房间。对代表团中的高级官员亦应妥善安排。除非不得已的情况，单身汉亦应安排单独房间，而不要安排单身汉两人合住。住房可由东道主安排分配后，再征求客人意见；也可将房间位置图提前交给对方，请对方自行安排。
常年有外宾居住的高级宾馆、饭店，都应把搞好生活接待、不断提高服务质量作为其孜孜不倦的奋斗目标，不但要配备先进的生活设备，而且要有优质的服务。对客人要细致周到、体贴温馨，于细微处见精神。有一位纽约商人是泰国曼谷东方饭店的常客，有一次他在星期五住进这家饭店，发现饭店把他的房间安排在二楼靠近楼梯的地方，他见此深受感动，因为基于宗教的缘由，他在星期五不能搭乘电梯。事情虽小，其情可嘉。
关于饮食，应按外宾的习惯和爱好，尽量搞好。还应按外宾习惯，在房间内准备一些饮料、水果等，供其随时取用。
对于来宾国家的国旗（元首旗）的旗样和制作说明，国歌的乐谱可以通过外交途径向对方索要。此外，还要收集一些来访国的乐曲，供奏席间乐及晚会表演时用。
国宾来访，一般都要送礼给东道国的领导人和工作人员，东道国亦相应赠礼答谢。领导人互赠礼品，可在会见时当面致送，也可通过礼宾工作人员转交；给一般随行人员和工作人员的礼品，则可收礼宾人员转交。送礼要避免千篇一律，重复雷同，因此对每次来访国宾的礼物，应有所记载，以备日后查阅。送给来访国宾的礼物，应争取随专机带走。如无专机，则一般不宜赠送大件易碎难运的礼品，以便于宾客作为随身行李运走。
我国做法是，外国国家元首来访，我驻该国的大使可以提前或陪同来宾回国，参加接待工作。有时，外国政 府首来访，亦可作此安排。这不但有利于沟通情况，做好接待工作；而且有利于我驻外大使在访问结束返馆后，在当地开展工作。这也是符合一般国际礼仪的做法，其他国家也有类似做法。来访国宾去首都以外的其他城市访问，交通工具一般应由东道国安排。外国元首、政府首脑一般安排乘坐专机或火车专列，也有乘包机或火车上加挂专用车厢的。其他一般代表团乘坐班机。公路交通发达的国家，也可视情况乘汽车。
国家元、政 府首脑去外地，均由政 府派其他高级官员陪同前往。当地的市长、省长举行欢迎宴会，致欢迎词，来访的主宾或其他主要官员答词。省、市长一般应陪同参观访问。政治性会谈一般在首都举行，个别情况下也在外地举行的。著名的中美《上海公报》就是最终在上海谈定并公布的。
接待外宾，特别是接待重要国宾，任务重，时间紧，是一项涉及外事、公安、交通、民航、首都和外省市等许多单位和人员的综合工程。国家主要领导人常常亲临参加，亲自主持，并有广泛的群众参与。因此，各国都有一支精明、干练、经过培训能相互默契配合的接待人员队伍。这也是做好接待工作的一项基本保证。
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[b]一、国际交往中的称呼礼仪[/b]
在国际交往之中，恰当的称呼十分重要。准确地把握各种特定称呼，是在国际交往之中成功的一个重要条件。
国际上的惯例是，称男子为先生，女子为夫人、女士、小 姐。已婚女人称夫人，未婚女子统称为小 姐。在不了解女性是否己婚的情况下，可以称小 姐、女士。目前，女士已经成了一种公认的对女性的尊称。先生、女士前面可以冠上对方姓名、职务及头衔。如“安娜小 姐”、“市长先生”、“法官先生”、“护士（或医生）小 姐”等。
[b]二、翻译人员的礼仪要求[/b]
在外事交际中，翻译人员应遵守哪些礼仪？
1.工作前，做好充分的准备。翻译人员在工作前应做好充足的准备，明确翻译任务要求，了解相关背景知识，如服务对象的语言、文化背景、兴趣特点等，穿着恰当的服饰，提前到达现场，熟悉工作环境与调配有关设备。
2.工作态度认真诚恳。翻译人员只有态度认真，才能确保翻译的准确性。在翻译过程中，翻译人员不擅自增减内容，或在其中掺杂个人意见，对相关人员的谈话、发言要点做好笔记。在遇到未听清之处或有疑问时，请对方重复，并致以歉意，切勿凭主观臆断翻译。
3.坚持主次有序。必须尊重在场的负责人员，并严格服从其领导。在正式会谈、谈判中，除主谈人及其指定发言者之外，对其他人员的插话、发言，只有征得主谈人同意后，才可以进行翻译。
4.待人礼让有度。在同外方人士接触时，把握礼仪分寸，如对方提出日程安排以外的要求，要及时报告上级，切忌擅自允诺或拒绝。若对方单独向译员发表了错误见解，在对方不了解具体情况和无恶意的前提下，实事求是地对其作出说明或及时报告上级。
[b]三、与外宾见面的礼节[/b]
与外宾见面时，视对象、场合的不同，礼节也有所差异。
对日本等许多东方国家，鞠躬是常见的传统礼节，行礼时立正站直，双手垂在眼前面，俯身低头，同时问候，弯身越低，越示敬意。对日本人、朝鲜人的鞠躬礼，每次必须同样还礼。
对日本客人，眼睛的直接接触和身体的直接接触都不提倡，因为这代表傲慢，不要看他的眼睛，取而代之的是看他的领带打结处，以表尊敬。在日本鞠躬要哈腰，头要低到身体一半处，双手放在一起。您见到的人的年纪越大、职位越高，您鞠躬应该越深。您的声音和态度应该平静，不要嘈杂。
欧洲各国则更喜欢拥抱的礼节，有时还伴以贴面和亲吻。但要注意，不可吻出声响。在商务活动中一般不行此礼，且中方人员不主动拥抱、亲吻外宾。男士还有特别的脱帽礼和对女士的吻手礼。
对德国客人，握手很正式并伴有几乎感觉不到的鞠躬，除非对主人很了解，其他的接触，例如拥抱和接吻面颊是不提倡的。
对英国客人，人们穿得很正式，最好不要有身体接触。可以拥抱，但不能有其他身体接触。 对意大利客人，握手很重要，在业务活动中表示很正式的尊重。
对拉美客人，握手和拥抱很频繁，说话时他们比美国人站得更近。向后站是不礼貌的。
阿拉伯和伊斯兰国家在社交场合中握手后又在双方脸颊上互吻，要同样回敬。
对佛教国家的外宾要行合十礼；对军人要等其行举手注目礼后再行握手礼。
[b]四、外事馈赠礼品[/b]
在外事交往中，人们经常互相赠送礼品表示心意，增进友谊。应针对不同的对象选择不同的礼品。为表达心意而选择送礼品的适当时机，是一门敏感性和寓意性都很强的艺术。
确定赠送礼物的价值
赠送对方礼品的价值多少应根据具体情况而定。一般情况下，欧美等国家人们重视的是礼物的意义价值而非货币价值，他们仅把礼物看做是传递友谊和感情的手段。有时赠送很昂贵的礼品，对方会怀疑你是否要贿赂他另有所图，因而心存戒备。所以可选择那些价值不太高，而具中国特色的礼品。例如：景泰蓝礼品、玉佩、绣品、瓷器、字画等。但亚洲、非洲、拉美和中东国家的人们则比较重视礼物的价值。
礼品的选择
在确定礼品的价值范围后，具体礼品的选择，则要根据对方的习俗和文化修养来判断。来自不同地区的人们，由于文化背景不同，爱好和要求亦有所不同。例如：法国人爱花，但不喜欢别人送菊花，因为在法国菊花与丧事有关；日本人不喜欢有狐狸图案的礼品，因为日本人视狐狸为贪婪的象征；对于来自伊斯兰教国家的人们，酒类不可作为礼品。所以在送礼品时要注意这些差异。与此同时，不论送什么礼品，都要加以美观大方的包装，否则就会令对方很不愉快。
赠送礼品的时机
赠送礼品的时机因具体情况而定，但对于初次交往，各国人都不习惯送礼。一般我国在离别前赠送纪念品，英国人多在晚餐或看完戏之后赠送礼品，而法国人则喜欢重逢时馈赠礼品；若想给对方制造惊喜，亦可在开车前赠送或飞机起飞后，由空中小 姐代送等。总之，赠礼时机应因人因地而宜。
接受礼品时的礼节
接受对方的礼物后，要表示感谢，但要注意方式应有所不同。接受美国人的礼物，可当场打开，并表示你的欣赏与感谢；但对来自日本人的礼物，要等客人走后再打开，并写信或电话致谢。总之，不论采取何种方式，在接受对方礼物后，都要向对方表示感谢。此外，当收到不宜接受的礼物时，应及时采取委婉的方式退还给对方。
[b]五、会见与会谈中的几项具体安排[/b]
１提出会见要求的一方，应将要求会见人的姓名、职务及会见何人、会见的目的告知对方，接见一方应尽早给予答复，约妥时间。如因故不能接见，应婉言解释。
２接见一方的安排者，应主动将会见、会谈的时间、地点、主方出席人及有关事项通知对方。
３应准确掌握会见、会谈时间、地点和双方参加人员的名单，及早通知有关人员和有关单位，作好必要的安排。
４会见、会谈场所应安排足够的座位。人员较多时，应安装好扩音器，放好中外文座位卡。
５如有合影，应事先布置好场地，设计好合影图，备好照相设备。合影时主人和主宾居中，按礼宾次序，主客双方间隔排列，第一排既要考虑人员身份，也要考虑镜头的摄入范围。一般来讲，两边均应由主方人员把边。
６客人到达时，主人应在门口迎候。若主人不能在门口迎候，应由指定的工作人员在大楼门口将客人引入会客厅。
７领导人之间的会见、会谈，除陪见人和必要的译员、记录员外，其他工作人员在安排就绪后均应退出。谈话过程中，旁人不要随意进出。
８要备好招待用饮料。我国一般只备茶水，夏季加冷饮。会谈时间长，可适当上咖啡或红茶。
[b]六、如何接待外宾[/b]
关于邀请的方式。外宾来访，通常要由东道国先发出邀请，这既是礼节，也是一项必要的手续。邀请一般应以局面方式进行，被邀者在接到邀请函后，应及时给予答复，并据此办理有关的手续。邀请函除表示欢迎之意外，也表明被邀请者的身份、访问的性质以及访问的日期和时间等内容。有时，为了表示客气，也可请被邀者在他认为“方便的时候”来访，或将时间留待以后“另行商定”。
有些国家对邀请外国领导人来访，做出了某些规定。例如，我国规定，应邀来访的国家元首、政 府首脑访华天数一般以5天为限，最长不超过7天。其抵京日期，应避开中方的节假日和星期天。如因航班等原因实难避开，则抵京当日中方不安排正式活动。关于接待外宾的费用，国际上比较通行的做法是，来访者的国际旅费由来访者自己负担，在抵达东道国国境后的住宿交通等，由东道主招待。告别宴会或答谢宴会的费用，由来访者自理。但费用问题也可由双方通过协商决定。例如，对某些外宾安排自费来访，东道主除付设宴招待的费用外，全部住宿交通费均由来访者自行负担。还有的国家因财力所限，对来访代表团有人数限制，或在邀请时，即言明邀请的人数，超出部分的人员，费用自理。据俄罗斯《消息报》1995年月日1月3日报道，外国总统访俄，俄方只负担12~15人的费用，俄总统出访，对方也是这么办。随领导人来访的企业家、记者等的费用一般自理；专机机组人员的费用，除双方民航有互惠协定外，一般亦应自理。
为了搞好接待，在外宾抵达以前，就应做好充分的准备工作。首先，要搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。例如，来访外宾的总人数，是否包括主宾和其他人员的配偶，来访人员的职务、性别、礼宾次序等情况，这些均可请对方事先提供。重要国宾来访，其随访人员中，有正式随行人员（或代表团团员）和工作人员之分，而正式随行人员中有的还是政 府的高级官员。此外，有的国家领导人来访，随行的还有企业家、记者以及专机的机组人员等。这些都应在事先了解清楚，以便由有关单位做好相应的接待准备。
对于外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等也可事先向对方探询，必要时，还可向对方索要来访者的血型资料。拟订来宾访问日程前，还要向对方了解清楚抵离的日期和时间、交通工具和施行路线、对参观访问的具体愿望等。飞机起降的具体时间，可经由民航部门密切掌握。
访问日程一般应由东道国道国首先提出。日程草案拟订后，可先将主要内容告知对方，以便听取对方意见，并使对方有所准备。日程安排的好坏，对访问的成功与顺利进行具有重要的意义。特别是国家领导人的访问，既要使日程安排符合礼议规格的一般要求，又要避免使人感到所有这类访问都千篇一律。在拟订日程草案时，除了遵循通常的礼仪程序以外，还要考虑以下一些因素：1.访问的目的和性质；2.访问者的愿望；3.访问者同东道国的哪些人和事有特殊的关系；4.访问者过去是否曾经来访过，哪些项目过去已经看过，如何使本次访问更具特色；5.来访者的年龄及身体状况能适应的活动限度；6.代表团其他成员的特殊要求与安排，特别是主宾的夫人，有时可以另行排一些有意义的活动。除了以上因素以外，主方领导人的时间安排是一个十分重要的因素，事先应当同有关 的办 公室联系好。
日程安排的松紧应适当。活动安排太少，让客人有时在宾馆里无所事事，会感到受冷遇；活动安排太多，又会令客人筋疲力尽。要保持日程安排适当平衡确非易事。为了让客人在有限的时间内，多看一些东西，多接触一些人，常常容易把日程排得太满，没有轻松休息的时间。美国前总统艾森豪威尔谈起英国女王紧张的访美日程时说：“她们一定希望有时间休息安静一下。……如果任何助手敢把我的日程安排得像她们的那样（紧张），我就要把他解雇。”
有些大型代表团来访，为了达到更好的效果，可以安排他们分组活动。有的次要活动，可以安排代表团其他成员参加，以减轻主宾的劳累。接待规格的高低，体现了对来访客人的重视程度和欢迎的热烈程度，来访者
对于接待规格的高低也往往比较敏感。因此，对于来访客人的接待规格要妥善掌握。
接待规格的高低常常从各方面表现出来。例如，宴会规模的大小，出席宴会的主方人员的身份；某些礼仪活动的隆重程度等，甚至有时住房和交通工具的安排，也会被人视为接待规格高低的反映。因此，对于同一级别的国宾，应保持大体上差不多的接待规格，以免给人以厚此薄彼的感觉。而对于某些在政治上或两国关系上有特殊需要的国宾给以“破格”的接待，则可能会收到明显的效果。
接待规格虽然可以从多方面反映出来，但领导人的接见尤其重要。由谁接见，谈得怎么样，都是人们所关注的热点。有时候，东道国的主要领导人不在首都，来宾亦愿特意去外地会见。所以，在拟订接待计划和安排活动日程时，对领导人的接见，要给予特别的重视。
各国对来访外宾，尤其是国宾的安全，都特别重视。有些国家在重要国宾来访时，采取特别的安全警戒措施。这是因为东道国政 府有责任保证客人在其境内逗留期间的人身安全。按照国际上通常的做法，国宾来访，自入境之时起，其安全保卫的责任，就落在东道国肩上。东道国政 府应同来访国政 府配合，精心制定保护他们的计划，包括警察护送、现场控制、近身保卫、食物品尝、交通安全以及其他一切必要的技术和预防性措施。礼宾部门在考虑日程和活动现场的安排时，也应将安全因素考虑在内。
外宾来访期间的生活接待十分重要。住房、坐车、生活起居，要尽量使其舒适、方便、安全，饮食应当可口。住地应当选择在环境优美安静的地段，以便使来宾在繁忙紧张的活动之后得到适当的歇息。国事访问一般以住国宾馆、高级饭店为多，这些地方设备好，服务周到有经验。也有的国家为了讲究礼仪规格而安排来宾住在王宫、别墅等地方。元首住地应升来访国的国旗或元首旗。住房的分配，身边工作人员，如秘书、译员、近身警卫和服务人员等应住在靠近主宾的房间。对代表团中的高级官员亦应妥善安排。除非不得已的情况，单身汉亦应安排单独房间，而不要安排单身汉两人合住。住房可由东道主安排分配后，再征求客人意见；也可将房间位置图提前交给对方，请对方自行安排。
常年有外宾居住的高级宾馆、饭店，都应把搞好生活接待、不断提高服务质量作为其孜孜不倦的奋斗目标，不但要配备先进的生活设备，而且要有优质的服务。对客人要细致周到、体贴温馨，于细微处见精神。有一位纽约商人是泰国曼谷东方饭店的常客，有一次他在星期五住进这家饭店，发现饭店把他的房间安排在二楼靠近楼梯的地方，他见此深受感动，因为基于宗教的缘由，他在星期五不能搭乘电梯。事情虽小，其情可嘉。
关于饮食，应按外宾的习惯和爱好，尽量搞好。还应按外宾习惯，在房间内准备一些饮料、水果等，供其随时取用。
对于来宾国家的国旗（元首旗）的旗样和制作说明，国歌的乐谱可以通过外交途径向对方索要。此外，还要收集一些来访国的乐曲，供奏席间乐及晚会表演时用。
国宾来访，一般都要送礼给东道国的领导人和工作人员，东道国亦相应赠礼答谢。领导人互赠礼品，可在会见时当面致送，也可通过礼宾工作人员转交；给一般随行人员和工作人员的礼品，则可收礼宾人员转交。送礼要避免千篇一律，重复雷同，因此对每次来访国宾的礼物，应有所记载，以备日后查阅。送给来访国宾的礼物，应争取随专机带走。如无专机，则一般不宜赠送大件易碎难运的礼品，以便于宾客作为随身行李运走。
我国做法是，外国国家元首来访，我驻该国的大使可以提前或陪同来宾回国，参加接待工作。有时，外国政 府首来访，亦可作此安排。这不但有利于沟通情况，做好接待工作；而且有利于我驻外大使在访问结束返馆后，在当地开展工作。这也是符合一般国际礼仪的做法，其他国家也有类似做法。来访国宾去首都以外的其他城市访问，交通工具一般应由东道国安排。外国元首、政府首脑一般安排乘坐专机或火车专列，也有乘包机或火车上加挂专用车厢的。其他一般代表团乘坐班机。公路交通发达的国家，也可视情况乘汽车。
国家元、政 府首脑去外地，均由政 府派其他高级官员陪同前往。当地的市长、省长举行欢迎宴会，致欢迎词，来访的主宾或其他主要官员答词。省、市长一般应陪同参观访问。政治性会谈一般在首都举行，个别情况下也在外地举行的。著名的中美《上海公报》就是最终在上海谈定并公布的。
接待外宾，特别是接待重要国宾，任务重，时间紧，是一项涉及外事、公安、交通、民航、首都和外省市等许多单位和人员的综合工程。国家主要领导人常常亲临参加，亲自主持，并有广泛的群众参与。因此，各国都有一支精明、干练、经过培训能相互默契配合的接待人员队伍。这也是做好接待工作的一项基本保证。
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