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商务文书的语言要求

一、商务文书要求使用语言准确无误

　　准确是进行科学研究必须遵守的一条基本要求，也应当说是商务文书写作在语言表达上的一条基本要求。商务文书是作用于商务活动中的，其内容必须是客观实际的反映，其表达必须靠准确的语言。没有真确的内容，语言的准确固然失去了根据；而没有准确的语言，再正确的内容也难得到很好的体现。
（一）商务文书语言使用上要注意近义词的辨析，防止褒贬失当
　　在商务文书写作中，意义相反的词，还易辨析，也不易用混。然而商务写作中大量使用的是近义词、同义词。在现代汉语中往往同一事物可以从不同角度、用若干意义相近或相同的词来表达，而不同词语的使用就会带来不同的表达效果。因此在选词时，要斟酌这些词义的范围的大小、程度的深浅、分量的轻重和感性褒贬上的细微差别。如“希望”与“渴望”，“违反”和“违犯”，“制裁”与“处罚”，“公然”与“公开”，“结果”与“后果”，“亲自”与“独自”等，这些词语在使用上就需要严加区分，准确地使用。如把“错误”写成“罪行”，就是混淆了问题的性质；而“错误极其严重，应当进行批评”之类的言语行文，就属于错误程度与采取措施不相符，处置不当。用这样类似的语言表达属于分寸不适，褒贬失当。

（二）商务文书语言要求是确定的，不能含混不清产生歧义
　　商务文书用语中诸如“据说”“估计”“大概”“或许”等这类词语，需要慎重加以处置，以免产生误解，无所适从。当然，有些内容不可能表达得很具体。如“经过这场改革，人们的思想触动很大，受到极大的教育”，这句话就表达的十分清楚。“很大”“极大”是自然语言中带有模糊性的语言，有积极作用。不过，在使用模糊语言时，要注意对客观实际作恰当的估计，要避免超“度”而失真，产生歧义。例如某单位发放奖金的规定，其中有一条是：“凡事假三天以上者，扣发当月奖金。”这条规定没有对“三天以上”这一基础进行限度，“三天以上”究竟包含不包含“事假三天者”，令人费解。

二、商务文书要求使用语言行文简洁

　　商务文书要求行文简洁，这是商务活动的要求，也是时代的要求。商务文书简洁明了，便于阅读，利于执行。信息时代的到来，现代化进程的加快，商务工作所要调节的信息量不断增加，必须进行高度的浓缩，才能适应现代化建设的需求。行文简洁是现代商务活动求实、求简、求快的一种反映，也是现代商务文书发展的必然趋势。因此，行文不要转弯抹角和使用复杂含蓄的语言，应当力求直截了当，干净利落。
（一）商务文书要杜绝一切套话、空话
　　因为套话、空话、虚话是行文简洁的大敌，也是文风不正的表现，令人生厌。行文求简洁，就要反复地、认真地压缩文字，删去一切多余的话语。所谓多余的话，即指与特定目的、特定对象和特定内容无关或关系不大的话，也包括那些乱用或堆砌的形容词。行文时，要“厉行节约”，惜字如金。在准确的前提下，要少用字，多表意。商务文书每句话最好控制在30字以内，长句子可以拆为两个或多个短句子，绝不用长句。不要堆砌辞藻，乱用修饰语。不要过多地引经据典，数字论据除外，论述问题也多为就事论事。旁征博引，过多过滥，卖弄学问，华而不实，往往达不到分析问题、解决问题的目的。叙述情况也不要追求生动、形象，而要以概述为主，抓住重点，揭示事物本质。
（二）商务文书行文中可多用缩减语
　　缩减语在外国的商务文书中特别常见。而今大量的缩减语也运用在商务文书的写作中，这是社会的进步，也是中外商贸活动活跃、互相促进影响的一种语态上的表现。商务文书中运用缩减语，这正适应语言简洁的要求。但值得注意的是，任何一个缩减语的使用，必须获得大多数商务从业者的认可；同时还要顾及使用的语言环境和使用的效果。并不是说可以因简就简，或凭空生造一些词语来，弄得苟简古奥，让读者不知所云，因此要遵循汉语规范化的原则。
（三）恰当使用专业术语、文言词语
　　根据实际情况，恰当使用一些专业术语、文言词语，对于减少冗辞赘语也大有帮助。在商务文书中恰当地运用图表、符号或公式，也是达到语言简洁的一条途径。有时，一个数字、图表等的恰当运用，比文字说明数十句都要醒目、直接明了，且易懂易读。

三、商务文书要求使用语言要得体

　　语言的运用，既要准确地反映客观事实，达到预期的行文目的，又要促使有关的受众，产生与行文目的一致的心理效应，或亲切温暖，或震慑警觉，或欢欣鼓舞，或严肃郑重等，这就需要商务文书的语言要得体。
（一）商务文书的语言得体要适应不同的语体风格
　　商务文书由于行文目的的不同、内容的不同，语言风格相应地会有所不同。颁布政策应庄重严肃，报喜祝捷应热情欢快；报请、联系一类文书宜平和婉曲；协约、诉状一类文书宜谨慎郑重；计划、方案一类文书要具体缜密；调研、预测一类文书要质朴凝练。商务文书多以公文语体为主，但也有例外。如礼仪文书和广告具有文艺语体的特色，经济消息和通讯具有新闻语体的特色，经济论文和工作研究具有政论语体的特色。为适应不同的语体风格，在语言应用上要讲究锤炼语言：用什么语言，怎样的调子，如何措辞没说什么，不说什么等诸方面，以获得最恰当的语言形式和表达效果。
　　商务文书的语言一般讲究平直、朴素、简明、庄重，但这不意味着不讲究语言的艺术。那种视平实为枯燥，视简明为单调，视庄重为刻板的观点是不可取的。恰恰相反，为适应商务文书语言的风格，要善于根据不同表达的实际需要，在修辞上下功夫，讲究词语的选择，语意句式的变化，恰当运用排比、对偶、层递、引用、反问等修辞格式，以求增加语言的表达效果。有位厂长在一次报告会上讲：“当代企业家应该是‘橡皮脑袋’，不拍碰钉子，东边碰回来再去西边碰；‘八哥嘴’，遇到苦难要四处说好话，四处求援；‘蛤蟆肚子’，要能容得下气，宰相肚里能撑船，企业家肚子能够开北海舰队；‘兔子腿’，懒惰不行，决定了的事，就要拼命跑，赶快干。”这样的语言既得体，又形象、生动，十分吸引人。
　　时代的进步，社会的发展，首先反映在词汇的变化上。随着社会的变化和发展，新的词汇和短语不断出现，原有的一些词汇也产生了新的词义。今天常见的诸如“关爱”“信息”“网络”“同步”“深层结构”“知识经济”“和谐社会”……无不体现新时代的内容和色彩，是新思想、新观念的体现。因此需要了解它们，运用它们，以适应新时代的需要。
（二）商务文书运用语言时，有时需要讳饰和婉曲
　　商务文书写作中的某些文种要做到语言得体，也需要运用必要的修辞上的讳饰和婉曲。汉语修辞中的讳饰是指遇到犯忌触讳的不吉利或不雅的事物，为了不伤害对方情感，引起不快，便不直接说出，而改用他语来回避掩盖或装饰美化；婉曲，指用委婉曲折的话语来表达本意，分“婉言”和“曲语”两种。前者为避免刺激对方或自己而把话语说得委婉含蓄一些，后者是用含蓄曲折的说法来表达本意。运用讳饰和婉曲，可以取得某种含蓄委婉的表达效果，或一些不便具体表述的内容达到表述的准确性，或使对一些问题的表述留有余地，具有某种灵活性，便于因地制宜，变通执行。商务文书写作报请、联系、商洽类的函件中经常运用一些必要的讳饰和婉曲。在世界政治经济方面的文书中，也常见一些讳饰和婉曲语。如行文将“贫困”表述为“低收入”，“事业”表述为“下岗”或“待业”，“窃听”表述为“技术检测”，“劫持飞行”表述为“转向飞行”，“市场萧条”表述为“市场疲软”等。这种语言现象正是“特定历史社会条件下对语言应用上的合理要求”。但商务文书的实用性又讲究讳饰和婉曲不能随意使用，以辞害意会影响语言的纯洁度。
　　另外，商务文书写作中恰当地运用专用语和一些敬词谦语，也是使用语言得体的一个因素，同样要把握分寸，适当讲究。

四、商务文书中句式的基本类型

　　商务文书中的句式是多种多样的，按不同的标准可划分出不同的类型，常用的句式主要有：陈述句与设问句、主动句与被动句、长句与短句、整句与散句、肯定句与否定句、紧张句与舒缓句等类型。
　　商务文书运用最多的是陈述句，陈述句通常用于事物进行判断、说明、叙述或描写，因此它适用与对商务工作日常活动的表述，如反映情况、汇报工作、提出问题，在大量的各类报告中一般主要靠陈述句来组织文章，商务文书适用的单句多、复句少、短句多、长句少；从句子成分上看，它用的限制性的附加成分多，修辞性附加成分少，如/提供技术服务和进行技术转让的企业，要在被帮助的企业确实由于接受技术帮助和技术转让而发展了生产，增加了里利润的基础上，刁-收取一定的技术服务费和技术转让费，在句式运用中，总的要求是在统一中求变化，在常式中求变式，将多种句式灵活运用，使之文句错落，以求避免行文的凝滞呆板。

五、关于商务文书中统计数字与百分比

　　就数字本身来说，有基数、序数、分数、倍数、确数、概数的类别之分，商务文书的行文中运用各类数字进行基本统计和主要的百分比说明，不同的数字形式在行文中有不同的功用，绝对数字，可以说明总体的数量；平均数字，可以反映总体的水平;百分比或数字的比较，可以体现事物发展变化的程度等。其实，商务文书写作中运用较多的是统计数字和百分比，统计数字可以反应大量现象的特征和变化规律，但用时必须考虑其必要性，对那些次要的或者可用可不用的数字最好不用，流水账似的数字罗列，会使人感到枯燥乏味，统计数字也是统计表的要素。
　　百分比主要用于说明事物的增加或减少数，运用要注意词语表的明确性，说明增加数，要把原数之外的增加数和增加后的数区分清楚，如：该镇年人均收入由2008年1300元增加到1550元，约增加了19.23%，01550元是增后的数，250元是增加数，说明减少数要把差额和减少数区分清楚，如：一年间的工人数由去年的200人减少为现在的150人，减少了25%0，150人是差数，50人是减少数，在说明减少数时，不可错误地将该数代替百分比数，比如降低x倍数或减少X倍数的说法，应该改为降低(或减少)百分之几。

六、关于商务文书中阿拉伯数字与汉字数字的使用

　　1995年12月13日，国家技术监督局发不了国家标准出版物上数字用法的规定，新规定中指出凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数目比较精确时，均应使用阿拉伯数字，遇特殊情形，或者为避免歧解，可以灵活变通，但全篇体例应相对统一，规定对时间、物理量、非物理量，多位整数与小说，概数和约数，代号、代码和序号，引文标准，横排、竖排文章中的数字等方面阿拉伯数字和汉字数字的用法做了规范，商务文书写作使用数字的频率很高，改用阿拉伯数字，还是用汉字数字，必须严格执行国家关于数字用法的规定。

七、规范商务文书中图表的运用

　　在商务文书写作中，运用最多的书面辅助语言是表格和图形，表格和图形的制作都要依据一定的规矩，表格是按设定的项目，用行列形式建立信息资料，以提示和反映客观事物的某些规律性的书面材料，用文字来反映对象特征的表叫文字表，问卷形式的调查表、分析表、对比表就是文字表，在商务文中的列表，主要是以数字表明研究对象的统计表。
　　制作统计表，应该注意的问题是:一张表，最好只表述个卜旨，内容复杂，可分别制表，每张表都应有一个标题，标题应根据标的内容l均确定，要求简明扼要、具体醒目，列入表中的数字必须准确无误，百分比数相加应为100%，表的线条要力求简洁，有重要备注说明的，可在备注处或表的下端文字表述，图示用空间造型符号直观地反映事物属性、抽象的事理、事物的结构和关系的人工语启一，在商务文书写作中，人们往往借助图表的形象化方法，一步了然地揭示出事物的本质和规律。
　　商务文书中经常使用的图表主要是各种类型的抽相同，如:曲线图、圆形图、直方图、条形图、箭头图等，各种图的制作方法不尽相同，但基本原则则是一致的，即处理好图形和意义的关系，用最简洁的、读者易于理解的图，最大程度地表现坐着的写作意图。
　　随着现代科学技术的飞速发展，商务管理日趋标准化、数据化，商务文书写作除了运用文字语言，还需要调动视觉等多种手段来深化效果，这样既缩短了语义和旨意的距离，又促使了电子商务文书的蓬勃发展，因此，图标的一设计与使用，是商务文员必须掌握的。

商务写作的技巧

一、换位思考，从了解读者开始动笔

　　商务写作尤其强调信息沟通的效果，不仅要关心内容的正确与完整，还必须重视读者的反应，只有以读者为中心，站在读者的立场上才能获得满意的沟通效果。首先，商务写作强调读者利益。读者获取信息的最根本目的是要了解信息将传递给他们什么利益，作者要运用对方姿态，替读者着想，在字里行间充分体现读者的利益。对比以下两封信，便可以明白为读者着想将会有更好的沟通效果。在商务写作中学会用对方姿态写作，注重读者利益是让交流达到目的的一个技巧。其次，当表达一些消极意义上的信息时，使用委婉的表达。当表达一些消极意义上的信息，如干涉、限制或规定时，如果使用委婉一些的表达方式，既能传达内容，又不失得体。运用委婉的表达方式可以达到较好的效果，也是商务交往中礼貌原则在商务文件中重要体现。比如，在双方讨价还价、定货退货、保险、索赔等不可预知的环节中总有可能发生令人尴尬的局面，为了不把话说得没有回旋的余地，并且同样达到自己的交际目的以及信息的准确传达，运用委婉的言语是十分必要的。

二、巧妙构架，周密组织材料

　　在商务写作中不乏各种各样的材料，我们常常被商务文书所需要的图表、数字、图书、剪报资料所包围，按照某种顺序整理这些材料是清晰写作的前提，周密地组织材料有以下的技巧。
　　一是主题法。整理材料时，需要做的第一件事情，就是对已经收集到了的所有资料进行加工，并把每一个问题的主要意思写在卡片上。这听起来好象既费事又费力，但是，写下主要意思，不仅会大大节省花在后面的时间，而且还有助于理清思路，使考虑的问题更符合逻辑，更有条理。当然，如果已经在信息处理设备上记录了材料的主要论点，那么，这时所要做的事情，就是把这些论点打印出来，并将打印出来的资料剪成一张张小卡片，使每一张小卡片上，只记录一个论点。实际上，写下主要意思的工作，并不需要花费太多时间。如果论点之间的联系已经找到了，不妨画一个有论点、有序码的逻辑图表，这样一个文书的提纲雏形就产生了。
　　二是组织材料的分类法。对材料进行分类。将已经搜集到的所有材料分成逻辑群。这些逻辑群也可能就是一开始设计出来的标题。当然，此时的写作仍然处在决定自己需要了解什么东西的过程之中。更确切地说，用什么样的逻辑分类，都是无关紧要的，只要这些逻辑群分类符合逻辑即可。这种逻辑分类也可能不是在报告或文书中最终采用的结构，因为没有按任何顺序对逻辑群进行整理。但是，又必须经过这个阶段。这是非常宝贵的逻辑思维练习，它有助于在头脑中组织资料，有助于把注意集中在报告或文书的主题上。当然，做卡片时，并把每一张卡片都分配到最大的逻辑群中之后你就有机会按照原先给报告或文书确定的写作目标检查每一张卡片。这样，就能够做到使报告或文书中不出现任何重复的论点，或者因为读者已经知道而又没有必要写进去的论点，或者与主题无关的论点。三是标题组织材料法。根据写作目的和写作的文书格式要求先写标题，写出大标题，按着写一级标题、二级标题和三级标题，并且在一级标题的设计中依照是什么、为什么、怎么办的思路进行内容安排，这些标题并不一定完全用在文章内，也不必要非得鲜明、生动地概括了内容，它是最终标题的雏形，但这时的标题写作仅仅是为了排列内容，梳理材料。当标题拟定之后，再按标题去整理材料，既可以排出材料的顺序又可以根据标题的需要筛选材料。

三、合理布局，吸引读者

　　商务文书写作需要一个合理的布局，使有目的的信息得以清晰的显示和作者的思想准确传达，读者也可以高效率地处理商务文件，减少交流的错误。因此，在篇章结构上，要为读者设计综述和标题。为了帮助读者提高阅读效率，获得关键信息，在篇章结构上使用综述和标题提炼内容。综述是商务文书在每个主要内容介绍之前对即将陈述的内容先做概括性的介绍，例如:围绕哪些主题，得出哪些结论等，综述的重要性不仅仅在于方便那些关心主要内容的读者，其他读者也往往习惯先把握内容的全貌再去详细了解部分的内容。起好标题也是布局合理的一个技巧。利用标题来分割正文，可以使读者能够轻松、清楚地了解文章的内容。标题不仅概括内容，并且向读者显示出文章的组织结构。一般用三级标题来标示各个部分，一级标题概括文章的主题;二级标题标识主要内容分出的子部分;三级标题来标识子部分的各个部分。标题行可以帮助读者理解文章结构，找到他们需要的部分。同时，也可以用标题强调正文和标识主题间的过渡。当然，在长文章的写作中，标题还可以使读者清楚地知道自己正在写的是文章的哪一部分，以免在强调一部分的同时却遗漏了其他部分。
　　此外，应使用规范的体例格式。商务文书中的大部分文体有相对固定的结构，也就是说有些文体已有大致相同或相似的布局和写法，是被人们认同的标准形式或使人可以仿照的标准样式。这样的样式可以分为两类：一类是某一权威机构颁发对文本格式有严格规定的法定模式。比如，证监会所颁布的股份有限公司和上市公司所做的财务报告、年度报告等等；另一类是人们写作实践中约定俗成的习惯性模式，如市场营销方案、各种商务信函等。在写作中要遵循这些格式。随着写作工具的电脑化，应用文体将更趋于模式化。现在写作的辅助软件有《中文之星》《、金山书信通》、《外贸书信写作》等。在这些写作软件中你能看到它所提供的写作格式，其中功能强大的中文文字处理系统Word，它给了我们许多写作的模板，这些模板可以为写作某一文书提供写作格式或排版样式。