【转】工作中的“留痕”小技巧_学习&职场

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楼主 03-12

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养成“留痕”习惯，关键时刻救命自保

      在职场中稍有不慎，就成了背锅侠，在工作中养成“留痕”的习惯，是自保与提效的刚需。

      从随手记录到文件归档，从邮件确认到聊天备份，每一个痕迹都是对工作的客观证明。

      别让“记不清”、“没收到”成为别人推责的借口，学会用规则对抗混子，用证据守护成果。

1、养成做工作笔记的习惯

      在工作中，我们养成记录的习惯。

      随身带一个笔记本，把一些重要的工作事项，随时随地记录在笔记本上。毕竟好记性都不如烂笔头，何况我们当下的记性……

      在工作笔记中，可以单独设置一个《文件往来记录》的页面。详细记录时间、递交方式、收发人员、主要内容、处理状态等，以便需要时可以快速检索。

2、保留副本

      在发送或递交文件时，保留一份副本，可以是电子档，也可以是复印件或扫描件。

      不管是电子档，还是纸质副本，都要妥善归类保存，防止丢失。

      这样做，可以防止文件发送不成功，或是在流转中丢失，还能找到凭据。或是一段时间后，别人说没收到，你能拿出原始材料。

3、多用电子邮件

      一般工作事项，别管重要不重要，你最好使用电子邮件来联络。

      因为一件事的重要性如何，是主观的，也会随着时间和环境变化而变化，现在一件不起眼的事，未来可能成为焦点。

      电子邮件，是法律层面上最被认可的证据之一。工作中使用电子邮件，能确保有据可查，不容诡辩和推脱。

      同时，电子邮件还有抄送功能，可以一次让相关人员全部了解，不会出现因多层转述而导致的信息误差。

4、保留沟通记录

      有些事，如果不方便通过电子邮件，也要避免“空口无凭”。口述的事项，最好落实到纸面，并签字。

      开会的时候，同样要将会议中的要点，形成会议记录，让与会人员签字。

      对于使用通讯软件或工具的事项，要保留记录。比如微信聊天记录、电话录音、手机短信等。

      特别是聊天记录，要定期备份，以防止手机在日常清理中丢失。

5、二次确认

      很多工作事项，在沟通时，是杂乱和无条理的。各种说定的事，都夹杂在沟通的各个时间点。

      这种情况下，我们要做二次确认。比如前面用微信聊了几百句。最后我们应该给出总结性的文字确认，以防止沟通中有理解上的偏差，最后扯皮。

      包括在收到领导派发的任务时，也要进行二次确认，包括我将做什么、怎么做、做到什么结果、什么时候完成等。

6、交接清单

      当因为有人请假、辞职、晋升等原因，需要将手头的工作，全部或部分进行交接，不客我们是哪一方，都需要一个交接清单。

      这个清单，就是责任、义务，还有物品转移的凭证。有了这个清单，走的人可以轻装离开，接手的人也能轻松。

      更主要的是，这是一份详尽的证据，能抵御很多后期的麻烦。

7、文件修改中各版本的保留

      很多文件，都需要不断的审核和修改，直到完成。

      在这个过程中，我们不要太早把中间版本删除，因为每一个版本，都有被重新启用的可能。

      而且领导或甲方，很多时候脑回路都是清奇的，你的各个修改版本，能证明他们在有些要求上的离谱。

8、关注见证人

      当没有见证人的时候，就只能各凭一张口，谁也不服谁。

      所以我们要注意观察，现场还有哪些见证人。即使有时候，见证人不一定会帮我们证明，但也能让我们的描述更加具体，更有说服力

      如果没有见证人，我们创造“见证人”。那就是：拿出手机，拍照留念。

结语

      工作留痕的本质，是给未来的自己一份底气。

      当争议发生时，翻出白纸黑字的记录；当任务模糊时，回溯清晰的时间线。

      职场没有“我以为”，只有“我证明”。把痕迹刻在流程里，才能把主动权握在手中。

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