【转】时间管理并不复杂，注意这几点就够了_学习&职场

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时间管理并不复杂，注意这几点就够了

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常有读者朋友向我咨询时间管理方面的问题，现在我们用一篇文章的篇幅统一来说一说。

时间管理有用吗？当然。

生命赋予每个人每天24小时，谁也不比谁多。

刨除天赋机遇等看不见摸不着的隐性因素，导致人与人拉开差距的主要原因，无非就是看你把这份宝贵的资源用在哪里，以及，怎么用的。

用在哪里，决定了我们选没选对适合自己的方向路径，怎么用的，则决定了我们的前进效率，即：是否最大限度地做了有用功，行动是否能产生事半功倍的效果。

接下来，我们以小明同学为例，看看在时间管理方面我们需要注意什么。

小明同学对未来已有了大体的规划和打算，对自己要求也蛮严格，每晚躺在床上即将入睡时，都在脑海中大致规划一下明天要做什么。

这一点他做得很好，我们每个人最好都对将来有个宏观的展望与愿景，确立好大方向，在日常低头苦干的同时，隔三差五抬起头瞄一眼，一来防止自己走偏；二来观察一下环境变化，看是否需要调整；三来方便将宏观愿景切割成中观的阶段性目标。

接下来便是落实到每一天的微观执行，一夜过去，新的一天开始了。

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起床后，小明为自己设置了今天的任务表，在手机便签上写好今天需要做的几件事。

（1）完成今晚前要上交的策划方案。

（2）为考取某个证件准备1小时。

（3）健身40分钟。

（4）做10分钟一直不想做的事。

（5）碎片化时间阅读文学经典，听一节网络赏析课。

这份任务表看似简单，其实有很多讲究在里面。

首先我们注意到，小明并没有细化到几点到几点必须做什么，而是只列事情，不做硬性要求。

这样保持了计划的弹性，因为每个人，每一天，每一时段的状态都会有差异和起伏，而时间管理的一个内在原则就是：趁状态好时多做事情，状态差时就尽量不做。

我们总是喜欢在相同的时间内制定等量的计划，表面上看着工整有序，却反而让我们在状态好时没能做正确的事，这是很低效的。

其次，在这份任务表中，小明将比较紧迫的事情放在了今天的最前面执行，这也是比较合理的。

我们常去纠结到底是先做重要的呢还是先做紧急的呢，其实这是个伪命题，要做就先做紧急的，因为紧急对你来说就已经足够重要了。把紧急的事先完成，甭管完不完美，确保先完成再说。

这样可以卸下你的心理包袱，防止一天的节奏都被事压着。

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接下来，我们看到小明的给自己设置的第二项任务叫做：为考取某个证件准备一小时。

注意，任务表，就是人对今天自己的要求，而要求的“说法”，也是有规律的。

小明的第二项任务，并没有给自己设定程度性或结果性的目标，而是设定了一个过程性目标。

也就是说：他不要求自己要做多少，学到哪种高度，而只是简单要求自己：抽出一小时，在这一小时内，专注认真地为某个证件考试做准备，即可。

这样做的原理在于：备考对于小明来说，是个长线工程，周期长，反馈到来的也晚，且这个大工程不是一口两口就能啃下来的。

对待这种长远目标，对自己的要求最好是放在过程上，这样每天不要求别的，不去想能不能考多少分，或者到底要读多少页复习资料，只是要求自己：专心认真做它一小时就行了。

如此，一来，可以保证步伐沉稳踏实，心态稳定平和；二来，每做好一次就会有一次完成感的正面反馈给你，积极性就能长远地保持住了。健身40分钟，也是这个道理。

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再来看任务四：做10分钟一直都不想做但又必须做的事。

我相信很多人都会有这么一两件事长久在心里藏着。

这样的事情要么是比较难，比较复杂，要么则属于你提不起兴趣的一类，所以你总想拖着。

无妨，要求自己做10分钟就行了。

比如一项枯燥冗长的毕业设计，或者是一本数学习题册。

这类事物每多搁置一天，你对它们的抵触感和恐惧感就多增长一分，最终往往任务量和难度没变，你的心理障碍却积少成多。

这时可以试试在接下来的日子里，每天接触它们十分钟，比如，今天为毕业设计做十分钟的资料准备，或今天花十分钟做一道题。

注意，就十分钟，哪怕十分钟后还有余力，今天也到此为止，明天继续；如果只做到五分钟就受不了了，好，那就五分钟，明天试试六分钟。

小步伐的接触一方面可以让你在心理上把放大了的负面感受压缩回合理范围，甚至产生兴趣或动力；

另一方面，可以让你对这个大问题有个具体的把握，每天10分钟，持续一星期左右，解决问题的突破口就会被你撕开，节奏也被荡起来，不需要再动用初始时期那么多的毅力与坚持，惯性自然就推着你往前走了。

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小明为自己设置的最后一项任务针对的是每天的碎片化时间。

他对自己的要求是：用碎片化时间去阅读文学经典，并听一听网络的作品赏析课。

其实碎片化时间用来做任何有益的事情均可，但自我提升也要结合自身，做明智的选择。

比如小明，从他的第一项任务看出，他的主业是文案策划方向，隶属文字与表达大类，那么阅读文学经典，培养语感，拓展表达方式对他的主业来说，就是有辅助促进作用的。而且文字与表达能力是基础性、百搭类的技能，哪里都能用得上，是个人提升的最佳选项。

此外我们注意到，小明同学贵精不贵多，碎片化时间很丰富，他却有意识地将碎片化时间归纳集中起来，做整块的事，这很聪明；同时，听一听作品赏析课程，也相当于给自己设置及时反馈，有引路人，既保证了高效，也符合刻意练习原则。

最后，关于时间管理，我们还需要重视到一点，那就是休息，正确的休息。

张弛有度，休息的重要性不言而喻，然而很多人在休息时总爱玩手机，以为这样就放松了。

这是个错觉，玩手机看似没有工作，却在持续调动你的注意力。每个人每天的注意力资源十分有限，恢复精力的最好方式是平躺小睡一下，不要超过二十分钟，出去散散步亦可。

至于如何把握工作与休息的频率间隔，可以参考番茄工作法，简单说即：每25分钟左右为一个番茄钟，每工作完一个番茄钟就主动休息8到10分钟，休息时就纯休息，番茄钟内保证专注、沉稳、心态平和就行了。

以上，我们以小明同学为例，跟大家分享了些时间管理方面的经验与心得，希望你能利用好时间这个最公平、最有力的武器，它是不会辜负你的。

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高效管理需要掌握这6大要素

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由于它的形状，所以普遍被称为“管理轮盘”。

下面我为大家详细分析这四大要素和注意事项：

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原则

职业的第一个要素是原则，在完成相关任务和应用管理工具时要遵循这些原则。这些原则决定着工作完成的质量和工具应用的效率。

对原则的了解和观察无须天分，需要的是我们所谓的洞察力，最重要的是对以下两件事有洞察力：

职业的重要性和犯错所带来的风险。

即使是洞察力，也是可以传授和学习的。

除此以外，坚持原则还需要一定程度的自律。

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任务

每种职业的第二个要素是要完成的任务。

任何职业的任务都是可以描述和分析的，任务执行也可以通过传授和学习来达到一定的水准。管理职业也是如此。

懂得一种职业的任务，不需要超出常人甚至具有异常的天赋或天资，最重要的是，需要掌握某些知识。

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工具

每种职业的第三个要素是执行任务所用到的工具，也可以通过学习来掌握。同样，不需要任何特殊才能就可以达到标准的职业化水平。

掌握这些工具的使用方法最重要的是训练，不知疲倦、坚持不懈的训练。

原则上，这个观点同样适用于任务：即使那些天资聪颖的人也必须练习使用工具。没有哪位外科医生生来就会使用骨锯或激光手术刀；即便是极具天赋的运动员，也必须接受如何持网球拍或高尔夫球杆的训练。

需要注意这样一个在管理上鲜有人提及的观点：通常经历过最严格的训练的，恰恰是那些最有天赋的人。这不仅仅限于体育项目，各行各业都是如此，在音乐领域中尤其明显。

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责任

每种职业的第四个要素是与该职业相关的责任。

职业越重要，风险越大，责任也会或必定会随之增大。

同样，责任与天赋大小无关。

我把与责任相关的东西称为伦理—我指的是日常意义上的职业伦理。它最终的含义是：要对任何你做的和未做到的事情负责。

承担责任有一个必不可少的前提，那就是个人决策，在人生的某个时刻做出的、不会回避责任的决策。

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沟通

“沟通”并不包含在这四大要素里面，就管理而言，我认为沟通不是一项特殊的任务，而是使管理者变得高效、遵守原则、完成任务、使用工具并最终承担责任的媒介。

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应用于已知事物和未知事物

我的管理模型无须经过预先修正就可以应用于各种大相径庭的领域，这算是它独有的特点。

我的管理轮盘可以应用于已知事物和未知事物，换言之，可以用来管理运营和创新。

区别在哪里？

二者的管理方式是相同的，但新事物管理起来要困难得多。

因此，管理新事物要求对本行业极为了解并娴熟掌握，即实行有效管理。这需要上乘功力。

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时间管理：瞎忙和高效的区别

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时间是最公平的，每个人一天都是24小时，一年都是365天。但是，不同的人的产出却是天差地别。

人和人的差距为什么这么大?而且这种差距，并不是家庭背景、权利财富或天赋带来的，仅仅是我们对时间的掌控。

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疲于奔命 VS 善于规划

瞎忙族和高效人士的时间都安排得很满，但是却有本质的区别。瞎忙族是没有目标和方向的忙碌，整天被外部力量推着赶着，永远有忙不完的活，永远在救火，但是却说不上来忙了些啥，为了啥。

而高效人士的一个共同特点，就是对自己的人生有清晰的规划，永远知道自己的目标是什么，每一个阶段的奋斗有什么意义。他们的忙碌是充实，而不是庸碌。　　

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杂乱无序 VS 要事优先

瞎忙族的眼里，所有的工作都是差不多的。什么时候做什么事，完全随机无序。对信息、邮件、通知一点抵抗力都没有，经常手头的工作做到一半又切换到另一件事。结果越忙越乱，一天下来，真正完成的事一件也没有。

而高效人士非常注重计划和优先级排序，每天把状态最佳的时间段安排给最重要的三件事。遇到临时出现的工作，先放到“收件箱”里，而不是打断当前任务。关于这点，推荐大家学习GTD(Getting Things Done)理论。

03
埋头干活 VS 抬头看路

瞎忙族经常看起来好像很有执行力，接到任务说干就干，风风火火的。但是经常干到一半，发现方向错了!一切又得推倒重来，反反复复，效率低不说，还浪费公司资源。

而高效人士不仅能埋头干活，也非常注重抬头看路。行动之前，花必要的时间想清楚问题的本质是什么，怎么做最合理，有没有更优的方案?低效率和无用功是他们极力避免的。　　

04
来者不拒 VS 敢于说不

很多瞎忙族都是老好人，不懂得(或者不敢)拒绝别人，各种事情都往自己头上揽。结果忙得焦头烂额，连自己的份内工作都没做好，被上司责备。别人的事也做得马马虎虎，两头不讨好。

高效人士并非不热心助人，但是能分清主次，他们明白份内工作都没做好的情况下，其他事情做得再多也没有意义。条件不允许的时候懂得合情合理地拒绝别人。

05
以忙为荣 VS 结果导向

瞎忙族的口头禅是“我很忙”“我没时间”，经常发朋友圈晒加班，把忙碌当成炫耀的资本，殊不知恰恰暴露自己的效率低下。

而高效人士从来不觉得忙碌有什么值得吹嘘的，永远只用结果来证明自己。轻轻松松把任务搞定，才是他们追求的终极目标!

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撒胡椒面 VS 懂得取舍

瞎忙族的时间分配是“撒胡椒面”型，每项任务都安排一点时间，每件事都做得一般般，然后总是抱怨时间不够用。

而高效人士懂得取舍的艺术，明白一个人的时间和精力都是有限的，不可能什么都做好。他们会果断地舍弃低价值的工作，把宝贵的时间花在最重要的事情上。

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多任务处理 VS 专注再专注

瞎忙族经常高估自己的能力，总想实现传说中的“多任务处理”。但是现实情况，却是各种事情乱成一团麻，效率反而大大降低。

高效人士相信专注的力量，一次只求做好一件事。遇到重要的任务，他们会给自己安排整块的不被打扰的时间，给自己找一个安静的封闭空间，以最高的效率攻克一个堡垒，然后再下一个。　　

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总在焦虑 VS 拥抱变化

瞎忙族经常处于无意义的焦虑状态，总在担心可能存在的变数，总害怕工作没保障、行业没前途、选择有风险。任由焦虑消耗宝贵的时间和精力，却很少做出点实际行动。

高效人士明白，世界上唯一不变的就是变化。变化带来挑战，也带来机遇。与其无谓地焦虑，不如主动拥抱变化。所以，他们经常会利用业余时间了解前沿信息，主动学习新技能，永远让自己保持在成长进步的状态。

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大家一起忙 VS 大家一起高效

瞎忙族不仅自己忙，也总想让身边的人都忙起来。这种人当了领导，最怕下属闲着，没事也要找事做，至于做的事情有没有意义，反倒不关心。有这样的领导，是员工的灾难。

而崇尚高效的领导，想得最多的是如何提升团队效率，反复研究改进团队的工作流程和管理机制。在生产力工具和员工培训上花钱绝不心疼。只要业务进展顺利，并不吝啬让员工早点下班或者多搞团队建设。有这样的领导，是员工的福气。

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众口难调 VS 快速行动

缺乏决断力是瞎忙族的通病，做事害怕犯错，行动时畏首畏尾。为了让所有人满意，过于广泛地(甚至是毫无必要地)征求意见，结果必然是众口难调，导致更加难以决策。

而高效人士明白，行动力才是决定成败的关键，没有行动，一切都是零。他们会适当听取意见，但是更相信自己的判断，下定决心之后，快速地行动起来!用行动赢得成功和梦想!

时间应该怎么管理才能提高效率？

时间管理的第一原则：效率

1、维持能量

觉当然是一定要好好睡的。白天连续工作太久，发现大脑效率下降的时候，不妨放松或者小憩一下充个电，往往效率曲线就又蹭一下上去了。

2、提高体力

有没有发现动脑子的时候饿得快？说明脑力工作也是相当耗体力的。所以大脑与身体能持续高效工作多久，体力是基础。腾出时间，去健身房吧。这是对效率的投资，一定不亏本。

3、集中精神

大多数事情在集中精神的状态下都会完成得更快更好，所以尽量一次只做一件事情。抄抄写写这种不动脑子的不在此列。

为了让你的大脑保证只想一件事情，往往要能够把脑子清空——如果发现有些事情在脑子里转来转去，不妨干脆先写下来，然后分配一个另外的时间再去想。

时间管理的第二个关键词：优先级

列了要做的/想要的list，下一步是排序。检验排序有效的标准：当出现冲突的时候，你能够干脆地放弃优先级低的。关于优先级这一点，想说的是：比决定想要什么更难但也更重要的，也许是决定不要什么。

我是容易贪心的平凡人，常常觉得这个也不能不做，那个也不舍得不要。观察身边的牛人，却发现很多我的第一反应会是“这怎么可以不做”的事情，他们却可以理直气壮地说，我不干。

时间管理的第三个关键词：提前计划

说起来也不复杂，不过是每天、每周开始之前，拿出一点事情想想要干嘛。可是还是蛮容易想不起来去做这件事情的。

所以我们说说不提前计划的坏处是什么吧。除了事情可能恰好堆到一起导致手忙脚乱以外，最典型的负面作用其实是：时间永远不知道花到哪里去了。很忙的过了一周觉得自己好像啥也没干。

原因是如果不很清晰地知道要做什么，就容易碰到什么是什么。于是哪件事情先找上来就处理了，反正一时也想不起来有什么更应该去做的事。然后过了一阵子发现几件重要的大事一件都没干。

我对付这个毛病的办法是，在提前计划的时候：把大事分解成具体的任务。逼自己先把重要的事情的时间排出来，剩下的时间再处理其他事情。反正时间长了就发现，其他事情真做不完也不会死。倒是重要的事情老拖着不做往往后果比较严重——重要的事情之所以“重要”，总是有道理的……

时间管理第四原则：成就感

最后想说一点，这些出色的时间管理者有个共同特点，就是都很喜欢拉任务分解清单，享受从清单上划掉一项的成就感。这种对成就感的追求，本身也是他们去管理自己的时间的动力。但这未必是每个人喜欢的生活方式。

有些人从高效的生活中获得满足，也有些人从慢节奏随性的生活中获得满足。

如果你决定“发呆时间”“看小说时间”“看肥皂剧时间”对你来说很重要，我觉得一点问题都没有。只要你知道你的选择同时意味着放弃什么，并觉得值得就好。

最重要的是立刻开始去做，哪怕只是其中任何一点。

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